Prodej v optice

Evidence zakázek, maloobchodní prodej
Evidence prodeje v programu TISS Optic funguje zakázkovým systémem. Zakázka je vše, co poskytuje optika klientovi - vyšetření, prodej brýlí, prodej doplňkových produktů - to vše je zakázka. Zakázka může být anonymní (například prodej pouzdra nebo roztoku), kde nás nezajímá, kdo je klientem. Zakázka je však ve většině případů navázána na klienta. V zakázce se evidují kompletní informace o prodeji: produkty, identifikace klienta, údaje do výroby a případné nálezy optometristy. Prodej může být přímo propojen s EET a terminálem. Zakázka však nemusí být ukončena platbou nebo fakturou (například když zákazník zrealizuje zakázku, ale přijde ji vyplatit později). Systém podporuje kombinované platby, zákazník tedy zaplatí část zálohy kartou, část poukázkami a část hotovostí. Kombinace různých forem plateb se následně projeví i ve vytištěné pokladní účtence.

---

Filtrování a hledání v zakázkách
Zakázky v prodeji lze filtrovat na základě mnoha parametrů: podle prodejce, zákazníka, data vytvoření, ceny zakázky, datumového rozpětí, pobočky, kde byla zakázka realizována, odskladnění, nevyzvednutí a další.  Pointou těchto možností je, aby měla obsluha výsledek nalezen okamžitě. Proto TISS Optic podporuje i vyhledávání na základě čárových kódů, měna klienta jeho rodného čísla, produktu, který nakoupil a dalších.

---

Exporty do XLS nebo do účetnictví, doručovacích služeb
TISS Optic umožňuje několik druhů exportů dat nejen do XLS souboru, ale i do vybraných účetních programů. Tím se zjednoduší práce účetních, kteří tak mají možnost přijímat automaticky doklady v elektronické podobě přímo do účetního softwaru. Pokud optika produkty zasílá na dobírku nebo poštou, TISS Optic má vytvořenou i komunikaci pro zadávání zásilek přímo do systémů vybraných doručovacích společností.

---

Evidence reklamací
Modul slouží k evidenci reklamací. Obsluha vyplní reklamační protokol, který systém vytiskne 3x (jeden pro zákazníka, jeden pro optiku, jeden na zaslání s poškozeným produktem). Po přihlášení do systému je na viditelném místě výrazná informace o nevyřízených reklamacích, obsluha je má stále "na očích" a na žádnou se tak nezapomene.

---

Karta klienta/pacienta
Každý zákazník / klient má v systému svou kartu s identifikačními údaji. Jsou k němu evidovány všechny jeho dosavadní nákupy, zakázky s pracovními kartami (zakázkovými listy) a refrakčními kartami (pokud se evidují). Na své kartě má klient evidovány všechny prodeje nejen dioptrických brýlí, ale i své vyšetření, doplňkových produktů, slunečních brýlí a podobně.

---

Databáze podle různých vlastností a kategorizace klientů
Databázi klientů je možné kategorizovat dle potřeby každé optiky. Každá optika má vlastní politiku kategorizace pacientů, TISS Optic umožňuje zařazovat klientelu do kategorií, které si optika zvolí sama. Kategorizace je vhodná zejména kvůli statistikám prodeje nebo podpoře prodeje. Nejčastěji kategorizace jsou: “VIP klient”, “Dítě ”, “Pacienti od Dr. XYZ” a jiné, na základě kterých ví optika připravit speciální promo akci pro vybrané klienty. Mnohé optiky si v TISS Optic kategorizují klientů i podle jejich povolání, umí tak lépe marketingově cílit například na řidiče z povolání, programátorů a podobně.

---

Vložení historických hodnot nebo vytvoření kopie původní zakázky
Při evidenci pacienta lze vložit do systému i hodnoty starší zakázky. Do aktuální pracovní karty na výrobu brýlí je možné přenést kterékoliv hodnoty z předchozích vyšetření. Systém původní hodnoty nezmění, jen je přenese do nové zakázky, obsluha je umí pro aktuální potřeby samozřejmě upravit. TISS Optic má rozšířené i základní pracovní a refrakční karty podle toho, zda jsou nebo nejsou potřebné. TISS Optic dokáže udělat i identickou kopii původní zakázky a to v případě, že zákazník brýle ztratil nebo zničil a chce je naprosto stejné.

---

Používání čárových kódů
Čárové kódy pro rychlou manipulaci se skladovými položkami, zakázkami i nákupy, jsou podporovány v celém systému TISS Optic. Systém nabízí několik způsobů tvorby těchto kódů od individuálního vytváření až po přebírání stávajících kódových označení například u roztoků nebo doplňkových zboží. Například inventuru produktů označených čárovými kódy pak zvládne personál jen za pár minut.

---

Režim Elizabeth pro technicky málo zkušených
Elizabeth je speciální režim pro optiky a zaměstnance, kteří "se nekamarádí" s počítači a nových systémů se doslova bojí. Zaměstnanci s aktivním režimem Elizabeth vidí jen seznam zakázek, dokáží udělat novou zakázku a na konci dne denní tržbu. Nic víc. Aby neviděli něco, co je bude stresovat a ani neměli pocit, že je v programu "hodně tlačítek".

---

Protokol opravy brýlí
V připadě opravy brýlí je ze systému možné tisknout formulář pro opravu. Obsahuje obrázek obruby, do které se vyznačí poškozené místo a vepíše se poznámka.

---

Práce optometristy a očního optika

Pracovní / zakázková karta zákazníka
Pro výrobu brýlí je třeba evidovat několik parametrů zraku. TISS Optic umožňuje každé optice zvolit ty, které chce používat. Je možné používat nebo skrýt vyplňování průměrů, subjektivních hodnot a podobně. Pracovní karta slouží jako podklad pro výrobu brýlí. TISS Optic dokáže pracovní kartu přizpůsobit každé optice individuálně. Více o vizuálu zakázkové karty naleznete v sekci Prohlídka programem.

---

Refrakční karta pro práci optometristy
Po vyšetření optometristou se zjištěné údaje zapíší do refrakční karty pacienta, která se ukládá ke konkrétnímu zákazníkovi. Všechny údaje jsou na jednom místě, i v budoucnu je tak možné zpětně prohlédnout "historii" zákazníka / pacienta. Z refrakční karty je následně možné přebírat údaje do pracovní karty na výrobu brýlí. Používání refrakční karty není povinné, některá oční optiky je nepotřebují, protože vyšetření neposkytují. Refrakční karta obsahuje sekce i pro vyšetření zraku pro účely nošení kontaktních čoček. Více o tom, jak vypadá refrakční karta, naleznete v sekci Prohlídka programem.

---

Automatické přenášení dat z refrakční do pracovní (zakázkové) karty
TISS Optic na jeden klik automaticky přenese údaje z refrakční karty do pracovní karty. Žádné ruční přepisování, ale okamžitý přenos.

---

Přikládání fotek, zpráv a jiných souborů k vyšetření
K vyšetření optometristou nebo i k brýlové zakázce je možné z Vašeho počítače nebo specializovaného zařízení připojit i soubory, například fotografie. Tyto fotografie se evidují a pro průzkumnou obsluhu je tak možné sledovat vývoj nálezu v čase. Je možné připojit i sken vyšetření od lékaře nebo jiné soubory.

---

Sledování historie klienta
Ke každému vyšetření nebo zakázce je evidována i její historie, proto se dá nahlédnout do starších údajů. Stejně i k aktuálním údajům o produktech v ní, hodnotách zadaných do výroby skel, ceně, zaplacené záloze. V zakázkách lze vyhledávat podle množství parametrů - kdo zakázku vytvořil, podle čísla objednávky, dat a dalších vlastností.

---

Evidence přijatých dokladů, sklady a inventura

Cenotvorba
Systém umožňuje tvořit ceny produktů na základě vzorců (indexpv) spojených s nákupními cenami, na základě požadované marže nebo podle vlastního rozhodnutí. Se stanovením cen úzce souvisí i možnost přiznávat různé typy slev vybraným zákazníkům nebo slev na základě načítání zákaznické karty vaší optiky. Pokud má obsluha povoleno příslušná práva, může dát mimořádnou slevu i přímo při prodeji.
Systém umožňuje evidovat k jednomu produktu ve firmě, ale na více pobočkách, evidovat různé prodejní ceny pro každou pobočku zvlášť.

---

Evidence došlých faktur, dodacích listů
Dodací listy ke zboží a přijaté faktury se evidují v TISS Optic zejména v tom případě, že se eviduje i skladové hospodářství. Některé optiky evidují sklad jen v účetnictví a přijaté doklady neevidují. Modulárnost a možnost upravit TISS Optic přímo pro potřeby každé optiky tak umožňuje přizpůsobit, co a do jaké míry se bude evidovat. Někteří klienti využívající TISS Optic evidují došlé doklady pouze z důvodu, aby věděli, na základě jakého dokladu konkrétní rám nakoupili. Možností je mnoho TISS Optic se umí přizpůsobit.

---

Skladová karta a skladová hodnota produktu
Každý produkt má přiřazenou skladovou kartu, kde se eviduje primárně jeho název, prodejní cena. Pokud optika využívá i skladové hospodářství, eviduje se i nákupní cena, marže a statistiky o prodeji tohoto zboží. V každé skladové kartě je zaznamenán každý úkon s produktem. Výdej se sleduje na základě, jakého dokladu byl produkt nakoupen a za kolik. Systém v skladové kartě eviduje i klienta, kterému se produkt prodal. Pokud se produkt nakoupil do zásoby opět, sleduje i nové nákupní ceny a vypočítává dynamicky aktualizované skladovou hodnotu tohoto produktu. V každé optice lze evidovat dynamický přepočet skladové ceny vždy čerstvě vypočítaný na základě aktuálních nákupních cen (výpočet se realizuje jako vážený průměr všech nákupních cen) nebo lze natvrdo nastavit a dále neměnit skladovou cenu. Důvody pro jedno nebo druhé nastavení jsou různé a odvíjejí se od potřeb a procesů v konkrétní optice.

---

Skladové hospodářství a inventury
Pokud se evidují přijaté dodací listy a došlé faktury, je možné evidovat i stavy skladů a tím pádem mít kompletní skladové hospodářství včetně pohybů, inventur a výstupů pro účetnictví. V TISS Optic lze evidovat zvlášť výstupy pro komis a vlastní sklad. TISS Optic umí vyhodnocovat produkty nejen za celý sklad, ale také zvlášť podle dodavatelů nebo značek. Největším strašákem pro mnohé optiky je právě realizace inventury. Inventura v TISS je jednoduchá a intuitivní, její realizaci si můžete prohlédnout na přiloženém video návodu.

---

Hladinové řízení zásob
V případě, že klesne počet zásob konkrétního produktu pod nastavenou úroveň, systém automaticky oznámí odpovědnou osobu o potřebě objednat požadovaný počet kusů. Tyto notifikace jsou generovány podle očekávaného prodeje na základě minulosti a na základě nastavení produktu. Funkci hladinového řízení zásob využijí zejména optiky se skladovými zásobami čoček nebo roztoků.

---

Tisk ceníků a etiket / cenovek
TISS Optik tlačí sestavy ceníků, ale i různé typy cenovek. Existuje několik různých cenovek i včetně čárových kódů, které využívají optiky. Čárové kódy velmi usnadňují práci nejen při prodeji, ale i při inventuře. Příklady čárových kódů v optikách: Uvádíme nejčastěji používané etikety v optikách používajících TISS.

---

Přesuny mezi pobočkami
Pokud má optika několik poboček ve své síti, obsluha může (ale také nemusí - závisí na nastavení) vidět stavy skladů ostatních poboček, čímž umí zákazníkovi nabídnout alternativu, kde své brýle najde dříve nebo si je pobočka vyžádá a přesune z jiné optiky k sobě. Přesuny mezi pobočkami mají důležitou výpovědní hodnotu ve skladovém hospodářství. Systém podporuje i funkci různé prodejní ceny pro jednu skladovou kartu v různých pobočkách. To ocení optiky, jejichž pobočky jsou roztroušeny v regionech s různou kupní silou.

---

Používání čárových kódů
Čárové kódy pro rychlou manipulaci se skladovými položkami, zakázkami i nákupy, jsou podporovány v celém systému TISS Optic. Systém nabízí několik způsobů tvorby těchto kódů od individuálního vytváření až po přebírání stávajících kódových označení například u roztoků nebo doplňkových zboží. Například inventuru produktů označených čárovými kódy pak zvládne personál jen za pár minut.

---

Rezervační systém

Rezervace vyšetření
V případě, že optika realizuje vyšetření, je vhodné využívat rezervační systém. I ten může mít několik podob.

• rezervace provádí na základě telefonických objednávek pouze obsluha
• rezervace provádí pouze obsluha, ale na webu i přímo zákazník. Cílem optiky má být přesměrovat většinu rezervací na web optiky, aby si klient našel sám termín, který mu vyhovuje.

Rezervační systém přizpůsobuje výpočet volných termínů vámi nastavené délce vyšetření a typu vyšetření. Stejně se do něj zaevidují i Vaše dovolené nebo plné termíny. Systém se klientovi s jeho termínem připomene automaticky SMS zprávou den předem.

---

API na propojení s eshopem
Pro oční optiky, které provozují eshop, je k dispozici API komunikace. Zajistíte si tak dat tok z / do eshopu propojeného s TISS Optic a jeho jednotlivými moduly.

---

Kontrola zaměstnanců a nastavení procesů

Různé práva a pravomoci zaměstnanců
Velkou výhodou systému TISS Optic je kompletní modulárnost při budování pravomocí pro každého zaměstnance. TISS obsahuje desítky nastavení, které umožňují co nejvíce personalizovat práci každého zaměstnance. Je možné individuálně nastavovat i na první pohled málo podstatné detaily:

• který zaměstnanec může dělat storno,
• který může udělovat slevy,
• jaké jsou povoleny maximálně výšky slev,
• kdo vidí marži,
• kdo ví editovat údaje v pracovní kartě
• kdo může exportovat databázi klientů
• a mnoho jiného.

Míra personalizace je natolik propracovaná, že systém se umí přizpůsobit jakékoli požadavku.

---

Kontrola zaměstnanců
Online systém umožňuje také skvělý přehled o práci zaměstnanců. Eviduje se čas přihlášení a odhlášení, ale také kroky práce v systému. Relativně jednoduše se tak dá zjistit, kdo kdy zakázku vytvořil, upravil, přijal úhradu nebo vymazal.  V kombinaci s manažerskými reporty Vás systém upozorní, pokud je prodej podezřelý, s nízkou marží nebo jinými podezřelými vlastnostmi.

---

Nastavení procesů
Mnoho firem má problém se správným nastavením firemních interních procesů a odpovědností za jednotlivé činnosti. Tím, že TISS Optic umožňuje každému zaměstnanci přiřadit konkrétní oprávnění pro práci v systému, je možné docílit jednoznačné definování procesů, kdo co může udělat a jak eskalovat konkrétní situace na nadřízených pracovníků. Systém počítá i s manažerskými účetními přístupy. Míra podřízenosti, nadřízenosti je plně v rukou nastavení systému pro každou firmu individuálně.

---

Optiky s více pobočkami a úspora za servisního technika
TISS je ideální systém pro firmy s pobočkami a více sklady. Vedení firmy má přehled o prodeji na každé pobočce, je věcí privilegií a nastavení, aby každá pobočka měla k dispozici pouze své vlastní údaje a informace. Sjednocení poboček pod jeden online systém dává majitelům detailní přehled o výkonnosti nejen pobočky jako takové, ale i individuálních výkonech zaměstnanců. TISS Optic je online software, což poskytuje neocenitelnou výhodu v tom, že na žádný počítač se nic neinstaluje. Nepotřebujete tedy nikdy nic aktualizovat na každé pobočce individuálně, všechna nastavení realizujete Vy z pohodlí domova nebo my na úrovni serveru. To minimalizuje i Vaše náklady na servisních techniků, protože TISS Optic nemá žádné specifické požadavky na výkon Vašich počítačů. Stačí obyčejný počítač pro prohlížení internetových stránek a samotné internetové připojení.

---