JSME MALÁ OPTIKA, NEPOTŘEBUJEME SKLAD ANI FAKTURACI

Moduly systému TISS Optik umožňují každému našemu klientovi zapnout jen ty funkce, které skutečně využije. To, co každá optika potřebuje, nadefinujeme na společném setkání. U někoho systém poboček, u někoho jen systém pro více zaměstnanců, u optiky s jedním či dvěma pracovníky je toho ještě méně. Míru evidence v systému si každý určí sám.
Sklad je natolik flexibilní, že je možné evidovat některé typy položek jako skladové, ale s tím, že se nepočítají samotné počty kusů (například šňůrky nebo sedýlka). Některé optiky neevidují ani sklad skel, v takovém případě slouží sklad jen defacto jako ceníková evidence. Možností je opravdu hodně. Samozřejmostí skladu je i komis s reporty o prodaných produktech od konkrétních dodavatelů.

Jsme velká optika s pobočkami a každý má mít individuální oprávnění k vlastním skladům, prodeji a správě zaměstnanců

TISS má propracovaná práva a privilegia každého uživatele. Ať už je to manažer, majitel, účetní nebo optik. TISS umožňuje každé skupině uživatelů navolit samostatné pravomoce a to například, co mohou vidět, upravovat či vytvářet. Jednotlivým uživatelům lze povolit přístup do TISS Optic pouze z IP adresy provozu optiky (podmíněno nastavením vaší sítě - musí být fixní IP adresa), jiným uživatelům (například majitel) je možné přihlásit se odkudkoliv. Ve velkých optikách najdou uplatnění i různé výstupy a manažerské reporty potřebné pro další obchodní rozhodnutí.

Nemáme optiku, ale jen ambulanci, můžeme oddělit některé funkce?

Samozřejmě. Ty, které nebudete potřebovat, se nebudou používat.

Nepotřebujeme refrakční karty

Některé oční optiky potřebují jen pracovní (zakázkové) karty pro výrobu brýlí, při vyšetřeních je třeba evidovat některé údaje v refrakční kartě. Pokud optika nepotřebuje evidenci vyšetření do refrakčních karet, ty se jednoduše vypnou.
Každá optika má vlastní parametry, které eviduje, a proto se TISS Optic každé optice přizpůsobí. I v rámci jednotlivých pracovních údajů je možné některé sloupce vypnout či zapnout. Avšak nejen to. Každá optika má dokonce možnost vytvořit si vlastní formát, jak bude vypadat výstup pro klienta na pracovní kartě. Pokud je třeba, zapnou se sloupce se slevami, cenami před či po slevě, pokud to nutné není, jednoduše se vypnou.

Jak funguje stahování dat do pracovní karty z refrakční karty

Velmi jednoduše - na jeden klik. Tím, že TISS Optik vyvíjeli samotní optici, všechny procesy jsou navržené tak, aby byly co nejrychlejší a nejefektivnější. Kromě stahování dat je samozřejmostí historie všech vyšetření. Z historie vyšetření můžete použít naměřené hodnoty i v budoucích zakázkách pro téhož klienta.

Jak fungují sumární sestavy, přehledy a tiskové sestavy? Co všechno se dá filtrovat a prohlížet?

Prohlížet a filtrovat se dá v podstatě všechno - skladové karty, informace z prodeje či obstarávání zboží. TISS poskytuje i plnohodnotné výstupy do účetnictví. Při skladovém hospodářství dává informace o hodnotě skladu, účetním sumární sestavy o tržbách a manažerům o statistikách prodeje. Množství údajů je možné nejen filtrovat a kategorizovat, ale také exportovat do několika formátů pro další zpracování.

Jak funguje automatické zpracování dávek pro pojišťovny na konci měsíce?

Dávky se zpracovávají jednoduše - TISS ví, jaké je aktuální datové rozhraní dle aktuálních pokynů. Není třeba nijak označovat to, kteří pacienti do dávek vstupují – TISS dělá selekci automaticky, při chybějících parametrech na ně upozorní. Pokud tedy například chybí datum z výměnného lístku, TISS to připomene ještě před odesláním dávky.

Jaká je struktura pracovní/zakázkové karty?

TISS Optic se přizpůsobí Vašim potřebám - sloupce pro jednotlivé hodnoty v zakázkové kartě se nejenže nevyplní, ale vypnou. Nebudou Vás tak rušit. V případě potřeby v budoucnu je jednoduše zapnete. V kartách je několik polí, které nemusíte používat.
Kromě toho má každá optika možnost nadefinovat si vlastní vizuál této zakázkové karty.

Jaké údaje vidí klienti a jaké tiskové sestavy jim TISS vydá?

Vaši zákazníci nevidí žádné údaje a se systémem TISS nepřicházejí do kontaktu. I přesto, že TISS Optic je online, přístup do něj máte jen Vy a Vaši zaměstnanci - uživatelé. Údaje spravujete jen Vy, umístěné jsou na našich zabezpečených serverech. Klient dostane od obsluhy jen kopii pracovní karty, případně refrakční karty, doklad o úhradě (bloček z registrační pokladny) a v případě potřeby reklamační protokol.
Zakázková i refrakční karta se klientovi nemusí tisknout, lze ji odeslat i e-mailem.

Jaké čárové kódy používá TISS?

TISS pracuje s čárovými kódy na více úrovních. Každá zakázka je označena čárovým kódem pro rychlejší manipulaci, vlastní čárový kód mají i produkty. Je možné přebírat kódové označení od výrobce nebo nasadit vlastní logiku kódů. TISS umí do ceníků a tiskových sestav tyto kódy tisknout, dokáže je tisknout na cenovky či ceníky.
Čárové kódy se dají používat i bez grafické podoby (tzv. zebry). To využívají optiky, které nepoužívají čtečku čárových kódů (skener), ale chtějí mít jednoznačně označený každý produkt.

Je možné prodávat ze skladu položky s jiným názvem než je ve skladové kartě?

Ano, systém TISS umožňuje oprávněným uživatelům v každé firmě fakturovat a pracovat se skladem podle potřeby.

Jakou tiskárnu potřebujeme?

Obyčejnou, na níž vytisknete pracovní kartu pro klienta a do výroby. Kvůli TISS Optic není nutná výměna vaší techniky. Tisk účtenek probíhá buď také na laserové tiskárně nebo na termotiskárně. TISS podporuje obě možnosti.

Musíme se z TISSu napojit na EET?

Ne. Můžete mít i terminál nebo jiný způsob, jak EET zašlete. Nejpraktičtější řešení je ale mít účtenky rovno do EET zasílené přes TISS.

JAK FUNGUJE EVIDENCE ZÁLOH PŘED VÝROBOU BRÝLÍ?

Je na interním rozhodnutí firmy, za jakých podmínek a ve kterých případech bude záloha přijata. Obsluha má po vytvoření zakázky možnost zaevidovat přijaté zálohy, přičemž tento údaj je zaznamenaný na pracovní (zakázkové) kartě, v samostatné zakázce klienta a klient dostane o záloze doklad (účtenku) z tiskárny. Při převzetí brýlí doplatí rozdíl a dostatne další doklad na doplatek. Záloha se dá k existujíci zakázce zaevidovat kdykoli, nejen v momentě vytvoření zakázky.

Co znamená, že TISS je online a jaké jsou s tím spojená rizika?

Některé programy si stáhnete a nainstalujete. Údaje jsou tak uložené pouze na konkrétním počítači. Problém nastane, pokud se počítač nenávratně poškodí a data se ztratí, nebo pokud Vám počítač někdo ukradne. TISS Optic je online, není tedy nutná žádná instalace. Funguje podobně jako Váš internet banking - přihlásíte se do něj po zadání bezpečnostních údajů z jakéhokoli místa na světě. Nemusíte se tedy bát vyměnit v optice počítač, údaje jsou centralizované na serveru. S tím souvisí i otázka bezpečnosti. TISS je stejně bezpečný jako podobné softwary v bankách a není důvod bát se o ztrátu nebo krádež dat. Mnoho lidí se bojí právě toho, že někdo vnikne do systému a údaje ukradne. Je ale přece mnohem jednodušší přijít a optiku vykrást fyzicky, kde jsou všechny údaje v účetnictví a na papírech. Obavy o bezpečnost údajů v systému TISS nejsou odůvodněné.

Jak funguje evidence záloh před výrobou brýlí?

Je na interním rozhodnutí firmy, za jakých podmínek a ve kterých případech bude záloha přijata. Obsluha má po vytvoření zakázky možnost zaevidovat přijetí zálohy a tento údaj je zaznamenaný na pracovní (zakázkové) kartě, v samotné zakázce klienta a klient dostane o záloze účtenku. Při převzetí brýlí doplatí rozdíl a dostane další doklad na doplatek. Záloha se dá zaevidovat kdykoliv, nejen v momentě vytvoření zakázky, ale kdykoliv k existující zakázce.

Kde jsou data uložena a kdo k nim má přístup?

Údaje o Vašich zákaznících a pacientech jsou ukládané na serverech v naší správě a ve správě našich dodavatelů serverového řešení. Jsou to největší firmy na Slovensku, které poskytují servery pro banky a jiné instituce. Servery jsou chráněny nejen fyzicky, ale i například Váš internet banking - elektronicky. V systému TISS je možné nastavit i míru bezpečnosti - například jen přihlášení z konkrétního počítače nebo IP adresy. Našim klientům s extrémní potřebou o bezpečnost dat se vyhoví právě takovým nastavením.
Právě kvůli bezpečnosti má každý uživatel v TISS Optic bez výjimky povinnost měnit si heslo každé 3 měsíce.

Dají se ukládat ke klientům i jejich nálezy a vyšetření, scany či fotky jiných dokumentů?

Ano. Ke každému vyšetření nebo realizací brýlí je možné evidovat různou dokumentaci, kterou přenesete do systému z počítače. Funguje to podobně jako připnutí přílohy do mailu.

Kde se instaluje program TISS Optic a co na to potřebujeme?

Jelikož systém TISS pracuje online a neinstaluje se, stačí jen počítač (nebo např. i tablet) s přístupem na internet. Spuštění plně funkčního loginu je otázkou pár minut, míra nastavení dalších několika kliknutí, než se dospěje k ideálnímu nastavení pro potřeby každého našeho klienta. Nejlepší však je, že všechna nastavení můžeme pro klienty dynamicky měnit. Stačí nám zavolat nebo napsat e-mail a nové nastavení či privilegium aktivujeme.

Jak přeneseme data do nového systému ze starého?

Při přechodu na TISS Optic lze přenést data z původního programu. To se týká zejména evidence a historie zákazníků, vyrobených brýlí a vyšetření. Otázka skladu je složitější, třeba zvážit, zda se před přechodem na nový software nezrealizuje inventura. Bez ohledu na to je však možné přenést i stavy skladu do TISS.

Obsluha optiky nemá zkušenosti s takovým softwarem, vše se dělalo dosud na papíře. Bude přechod náročný?

TISS je informační systém, kde vidí každý jen to, co pro svou práci potřebuje.
Obsluha optiky, která nevyšetřuje nebo nevystavuje faktury, tyto položky menu zapnuté mít nemusí. Je však na managementu optiky, aby zajistil základní ovládání počítače a internetu svými zaměstnanci, což už ale v dnešní době není problém. Spolu se systémem TISS dostane každý nejen školení, ale i manuál na základní postupy a procesy. V každé firmě je následně jmenovaný odpovědný komunikační personál, který poskytuje ostatním kolegům poradenství v případě problémů s prací v systému. Pokud je problém složitější, kdykoliv se může klient obrátit na naši podporu mailem nebo telefonicky.
Kromě toho, pokud registrujeme problémové používání nějaké funkce, na její použití připravujeme i videomanuály.

Jak se propojí e-shop s TISSem?

TISS je robustní informační systém, který má kromě optických modulů i moduly pro skvělou správu úspěšného e-shopu. Proto je škoda nevyužít potenciál internetu. Skladové karty, které máte v podstatě tak či onak připravené kvůli prodeji, se jen tak překlopí i na Váš web. S vhodnou podporou prodeje tak můžete vydělávat i online.

Jak dostanu údaje z TISS do účetního systému?

TISS dokáže exportovat různá data např. do Pohody, Tangramu, Omegy. Vašim účetním usnadníme práci co nejvíce, jak to jen jde. Exportovat se dají nákupy, prodeje, kompletní data o fakturaci či o zákaznících.

Naše účetní nechce, abychom evidovali faktury ani maloobchodní prodej v systému TISS, chce to mít oddělené v jiném programu.

To, které funkce systému TISS se budou využívat, je plně na rozhodnutí optiky. Není nutné vystavovat například faktury pro zdravotní pojišťovny přímo v TISS Optic. Rovněž není třeba mít propojení s eKasou. Mnozí klienti používají TISS pouze na evidenci a pořádek v pracovních kartách. Bločky i faktury dělají mimo systém TISS.

Je systém TISS náhradou za účetnictví?

Ne. TISS slouží pro přehlednou práci a evidenci oční optiky. Evidují se klienti, jejich vyšetření, sklad produktů a celkový prodej. TISS je možné používat i jako skladové hospodářství s přesnou evidencí pohybů na skladě, není to však podmínkou. Pokud je TISS používaný jako věrný obraz skladu, pro účetní softwary poskytuje TISS více typů výstupů a exportů, které jsou do účetnictví zapotřebí. Samotné účetnictví však TISS nenahrazuje. Je však možné různá data přenášet do účetních programů.

Musíme měnit e-maily, web nebo náš e-shop, pokud chceme TISS?

Ne. TISS funguje nezávisle. Pokud ale chcete používat e-shop spolu s TISSem, jednodušší je přetransformovat e-shop tak, aby s TISSem spolupracoval.

K brýlím potřebujeme předat i poučení a převzít souhlas se zpracováním osobních údajů.

Na všechny tiskové sestavy, které TISS generuje, je možné doplnit jakýkoliv text. To znamená, že se do pracovní karty k brýlím vloží text s poučením pro klienta a rovněž prostor na podpis pro souhlas se zpracováním osobních údajů, který klient podepíše na Vaši kopii pracovní karty.

Jak funguje ochrana osobních údajů a příslušná dokumentace?

TISS při evidenci zakázky eviduje i poskytnuté souhlasy od klienta - ať už souhlas s marketingovým využitím vybraných údajů nebo další využívané typy. TISS rovněž tiskne na zadní stranu zakázkové strany i texty souhlasů pro podpis klienta. Tyto texty jsou individuálně přizpůsobitelné pro každou optiku, protože každá optika může mít vlastní formulace.
Pokud se v systému evidují i ​​informace s charakterem zdravotní dokumentace nebo rodná čísla klientů, je třeba mít zpracované potřebné bezpečnostní projekty. Bezpečnostní projekt, resp. směrnice jsou v kompetenci každé optiky. Naše společnost je plně nápomocná při zpracovávání této dokumentace, ale dokumentaci k ochraně osobních údajů si vytváří každá firma, každá optika či ambulance ve vlastní režii. Naše společnost má bezpečnostní projekt ve smyslu platné legislativy a Nařízení EU o Ochraně os. údajů, ale používáním systému TISS je třeba upravit tuto dokumentaci i u každé firmy používající TISS.

Co je obsahem manažerských reportů?

Obsahem jsou typy dat potřebné pro hlubší statistiku prodeje, kontrolu zaměstnanců. Obsahem je i informace o marži a výkonnosti poboček, časech prodejů (vhodné pro přizpůsobování a plánování zaměstnanců na prodejně), sledování klientely (noví versus vracející se klienti) a další informace. Manažerské reporty pravidelně doplňujeme o poptávané údaje od našich optik.

Je možné prodat i položky, které nemáme na skladě?

Ano. Pokud je to nutné, tato funkce se dá pro jednotlivé zaměstnance vypnout, aby byl prodej omezen skutečně pouze na položky z ceníků a skladu.

Tiskne TISS i návody k použití a reklamační podmínky?

Na všechny tiskové sestavy z TISS Optic lze doplnit různé texty. Mezi ty nejčastější patří právě návod k používání a výtah z reklamačního řádu (požadované zákonem). Stejně netřeba zapomínat ani na povinnost uvádět informace o zpracování osobních údajů zákazníků. TISS tiskne všechny relevantní souhlasy jednak nejen na zakázkové či refrakční karty, ale i jako samotné tiskové sestavy.

Pro koho je TISS Optic vhodný?

Pro malé rodinné, ale i velké optiky. Výhodou systému je modulárnost. Jak je uvedené v rozpisu funkcí, všechny funkce se dají vypnout, zapnout nebo přizpůsobit pro potřeby malé i velké optiky. Mnohé optiky evidují skladové zásoby na koruny přesně, jiné zase sklad neevidují vůbec a TISS Optic využívají pouze k evidenci zákazníků.

Co když se poškodí počítač?

Nic se neděje. Systém je online, jednoduše donesete nový počítač, otevřete internet, zadáte www.tiss.cz, přihlásíte se a fungujete jako dosud. Představte si to paralelně s internetbankingem: přišli byste o své peníze přes internetbanking, pokud se vám pokazí počítač, přes který děláte platby? Nepřišli. Právě proto, že data jsou ukládána v cloudu na našich serverech stejně jako peníze ve vaší bance.

Lze TISS Optic zakoupit jednorázově?

Naše ceny jsou transparentní a prohlédnout si je můžete v části Ceník. Systém funguje na měsíčním poplatku, v jehož ceně máte množství služeb a neomezenou míru podpory na hotline. Systém nelze zakoupit jednorázovou platbou právě proto, že ho neustále zlepšujeme, aktualizujeme a posouváme vpřed.

Mohu pracovat s TISS Optic na Macu nebo Linuxu nebo tabletu s androidem?

Samozřejmě. TISS Optic je online software, to znamená, že TISS nikam neinstalujete. Do programu se dostanete po přihlášení na stránce TISS.cz. Funguje podobně jako internetbanking. Do něj se dostanete nejen z jediného počítače s Windows, ale z jakéhokoliv zařízení, které má přístup na internet. Z mobilu, z tabletu..

Jak funguje věrnostní program?

TISS Optic má vytvořený univerzální věrnostní modul, který funguje na sbírání bodů. Zákazník dostane věrnostní zákaznickou kartičku s jedinečným číslem. Vyrobené kartičky s vaším logem dodáme my nebo si je necháte v reklamní agentuře vyrobit vy. Při placení se načte tato karta a na kartu se připíše počet bodů = suma aktuální útraty. Při dalším nákupu je jako forma platby uvedená právě úhrada věrnostními body. To, jakou hodnotu má 1 bod, tedy 1 utracená koruna v předešlých nákupech, je věcí rozhodnutí optiky. Stejně je na rozhodnutí optiky, zda jsou karty přenosné v rodině, zcela nepřenosné a kdo může výhody čerpat.
 
Pokud optika využívá věrnostní program, tento program se liší u každé optiky. Je však super, že dokážeme TISS na váš používaný program ve většině případů napasovat.

Eviduje TISS Optic i reklamace?

Ano. Reklamační protokol je jedna z mnoha tiskových sestav, které TISS eviduje. Seznam reklamací je součástí systému.

Stahuje program ceníky výrobců skel automaticky?

Ne. Nejdůležitějším důvodem je, že nechceme zahlcovat sklad klienta stovkami nově vzniklých skladových karet (nebo jen ceníkových karet). Každá optika si vytváří strukturu skladu skel na základě našich doporučení a tato struktura je výrazně jednodušší a menší než ceníky dodavatelů. I přesto je však ceník plně obsažený a v TISS se tak nachází vše z různých ceníků. Import ceníků z datových souborů je však možný na individuální vyžádání.

Může pracovat v TISS více lidí najednou?

Ano. Jak jsme již uvedli na několika místech, TISS Optic je online, není tedy nutná žádná instalace. Funguje podobně jako Váš internet banking - přihlásíte se do něj po zadání bezpečnostních údajů z jakéhokoli místa na světě. V jednom momentě tak může jeden zaměstnanec dělat v naskladnění nových produktů, druhý prodávat v prodejně a třetí s ním pracovat v kanceláři.
Tato otázka je důležitá například v souvislosti s inventurou, protože i ta se dá dělat pomocí více počítačů a tabletů najednou, nejen s jedním zařízením. Inventura tak trvá mnohem kratší dobu.

Eviduje TISS Optic i komisní sklad?

Ano. Hodnoty komisního skladu se dají při výpočtu a reportech hodnoty vlastního skladu samozřejmě oddělit a nevstupují tak do hodnoty majetku optiky. Systém nabízí samozřejmě i přehled komisních produktů prodaných za zvolené období, abyste uměli tento report předat komisnímu dodavateli.
I inventura se dá realizovat samostatně pro komisní produkty nebo pro produkty v majetku optiky (ve vlastním skladu).

Jaké tiskové sestavy mohu vytisknout z inventury?

Po realizované inventuře je možné vytisknout aktuální hodnotu skladu (vlastního nebo komisního) podle různých kategorií (například jen hodnota skel, jen hodnota doplňků nebo obrub apod. a dají se členit také podle dodavatelů). Je možné vytisknout i zjištěné rozdíly a jejich vyčíslení ve skladové ceně.
K hodnotám inventury se lze vrátit i zpětně a například tak realizovat 15.1. inventuru s tím, že se budou porovnávat stavy skladu evidované k 1.1. daného roku. Jde o tzv. zpětnou inventuru.
Na všechny tiskové sestavy je možné zároveň dát vlastní nadpis, tedy například pokud realizujete inventuru k 31.12., ale prakticky ji děláte až 3.1. následující rok, můžete ručně změnit hlavičku dokumentu jako "Stav skladu k 31.12.2020".

Máme samostatné IČ na každou pobočku, dokážeme i tak fungovat v jednom systému "pohromadě"?

Ano. Jedno IČ není problém, pod jeden přihlašovací údaj optiky můžeme připojit různé pobočky, které vystupují jako samostatné obchodní společnosti. Systém umí i formou přesunutí mezi pobočkami automaticky vytvářet faktury a výdejky/příjemky z přesunů mezi těmito formálně oddělenými sklady.
I inventura se dá realizovat separátně s hodnotami platnými pouze pro danou pobočku.